Met de enorme boete die de KNLTB tennisbond heeft gekregen van de Autoriteit Persoonsgegevens, staat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) weer volop in de belangstelling.
Informatie over onze belangrijkste spelers, het personeelsdossier is ook gehouden aan de privacyregels van de AVG.
Het uitgangspunt is dat de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking mogen worden bewaard. Dit kan dus verschillend zijn per geval.
Gegevens van een sollicitant
De gegevens van een afgewezen sollicitant mogen niet langer dan vier weken worden bewaard. Je kan echter een sollicitant vragen of je de gegevens langer ‘in file’ mag houden, mocht er later binnen het bedrijf nog een vacature ontstaan. Redelijk is dan een termijn van maximaal een jaar aan te houden.
Gegevens van een werknemer na uitdiensttreding
Er is geen wettelijke bewaartermijn voor gegevens uit het personeelsdossier van iemand die uit dienst is getreden. Gebruikelijk en als richtlijn te gebruiken is een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding.
Let wel op dat de Belastingdienst voor een aantal gegevens uit het personeelsdossier wel een fiscale bewaarplicht aanhoudt!
De fiscale bewaarplicht
De Belastingdienst houdt voor een aantal zaken die fiscaal van belang zijn een bewaartermijn aan van 7 jaar. Voor zaken met betrekking tot de loonbelasting wordt een termijn van 5 jaar aangehouden.
Wat mag de werknemer wel en niet in het personeelsdossier?
Werknemers hebben recht op inzage, correctie en verwijdering in het personeelsdossier. Nieuw in de AVG zijn de volgende rechten voor werknemers.
1. Het recht op informatie
Werknemers hebben het recht op informatie omtrent de bewaartermijn, eventueel geautomatiseerde besluitvorming op basis van personeelsgegevens, eventueel transport van de gegevens naar het buitenland en welke maatregelen getroffen zijn om gebruik te kunnen maken van het recht op correctie en het klachtenrecht bij de privacy toezichthouder.
2. Het recht op kopie
Werknemers hebben het recht om een kopie van hun volledige personeelsdossier te verzoeken bij hun werkgever, die daaraan moet voldoen tenzij de rechten en vrijheden van anderen in het geding komen.
3. Het recht op vergetelheid
De gegevens van de werknemer moeten worden gewist als:
– De gegevens niet langer meer nodig zijn voor het realiseren van het doel.
– De toestemming tot voor het doel van verwerking door de werknemer wordt ingetrokken.
– De werknemer gegronde bezwaren maakt tegen verwerking.
– Er geen rechtsgrond voor verwerking is.
4. Het recht op beperking van verwerking
Werknemers kunnen het verwerken van bepaalde persoonsgegevens beperken, als bijvoorbeeld de juistheid wordt betwist of de verwerking onrechtmatig is.
Tips
Zorg dat je de bewaartermijn van gegevens en de criteria daarvoor goed vastlegt en documenteert.
Als gegevens bij wijze van uitzondering langer bewaard worden, zorg dan dat dit inzichtelijk is waarom dit gebeurt. Wees transparant.
Informeer je werknemers over de bewaartermijnen. Dit kan je doen in een informatiebrief, memorandum of middels het personeelsreglement dat je aanpast.
Bron: MKB Nederland